REPLOID Group AG
(FN 548666m)
Einberufung
zu der am Montag, dem 6. Oktober 2025, um 09:00 Uhr
in der Maria-Theresia-Straße 53/2 OG, 4600 Wels stattfindenden
außerordentlichen Hauptversammlung
der REPLOID Group AG
I. Tagesordnung
- Zur Kenntnisnahme des Rücktritts des Aufsichtsratsmitglieds Mag. Mag. Mario Ahrer, LL.M.
- Erhöhung der Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder von derzeit sechs auf künftig acht.
- Wahl drei neuer Aufsichtsratsmitglieder für eine Dauer bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2029 beschließt.
- Beschlussfassung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats beginnend mit dem 4.Quartal 2025 und für das Geschäftsjahr 2026
II. Unterlagen zur Hauptversammlung; Bereitstellung der Informationen
Die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 bis 5 AktG ab sofort am Sitz der Gesellschaft, Maria-Theresia-Straße 53/2 OG, 4600 Wels, von Montag bis Freitag jeweils von 09:00 Uhr bis 16:00 Uhr, einsehbar:
- Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 1 bis 4;
- Die Erklärungen der zu bestellenden Mitglieder des Aufsichtsrats gemäß § 87 Abs 2 AktG.
Jeder Aktionär kann während der oben genannten Zeiten am Sitz der Gesellschaft eine Abschrift der genannten Unterlagen anfordern.
III. Nachweisstichtag und Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung
Die Teilnahmeberechtigung der Aktionäre richtet sich gemäß § 14 Punkt 1 der Satzung nach dem Aktienbesitz am Ende des zehnten Tages vor der Hauptversammlung (Nachweisstichtag).
Der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag erfolgt durch Übermittlung einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG in deutscher oder englischer Sprache. Die Depotbestätigung muss der Gesellschaft bis spätestens 30. September 2025 (einschließlich) per E-Mail an Investors@Reploid.eu zugehen.
Die Depotbestätigung darf zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.
IV. Möglichkeit zur Bestellung eines Vertreters und das dabei einzuhaltende Verfahren gemäß §§ 113 f AktG
Jeder Aktionär, der demgemäß zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat gemäß § 113 AktG das Recht, eine natürliche oder juristische Person zum Vertreter zu bestellen. Der Vertreter nimmt im Namen des Aktionärs an der Hauptversammlung teil und hat dieselben gesetzlichen Aktionärsrechte (insbesondere Auskunftsrecht und Stimmrecht) wie der Aktionär, den er vertritt. Die Vollmacht muss der Gesellschaft mittels E-Mail an Investors@Reploid.eu übermittelt werden.
Dies gilt gemäß § 114 Abs 4 AktG sinngemäß auch für den Widerruf.
V. Hinweise
Um einen reibungslosen Ablauf der Eingangskontrolle zu ermöglichen, werden die Aktionäre und Aktionärsvertreter gebeten, sich rechtzeitig vor Beginn der Hauptversammlung am Ort derselben einzufinden. Einlass zur Behebung der Stimmkarten ab 08:45 Uhr.
VI. Informationen zum Datenschutz
Die Reploid Group AG verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Anschrift des Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO, ferner Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären kann insbesondere in Einzelfällen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sein.
Für die Verarbeitung ist die Reploid Group AG die verantwortliche Stelle. Die Reploid Group AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten und Veranstaltungs-Dienstleistern. Diese erhalten von der Reploid Group AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Reploid Group AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die Reploid Group AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.
Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Reploid Group AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).
Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die Reploid Group AG oder umgekehrt von der Reploid Group AG gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.
Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Reploid Group AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse office@reploid.eu geltend machen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu.
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Reploid Group AG unter https://reploid.eu/datenschutzerklaerung/ zu finden.
Wels, September 2025
Der Vorstand
REPLOID Group AG