Bundesministerium für Bildung | Verwaltungspraktikum v2 - Sommerschule BMB-26-3606

Kommunikation & Service

• Erstellung und Versand von Aussendungen an Schulstandorte; strukturierte Informationsweitergabe an Schulpartner/innen.

• Beantwortung und Priorisierung von Anfragen im Outlook-Postfach „Sommerschule“ sowie am Telefon – adressatengerecht, klar und verbindlich (inkl. Gesprächsführung mit Eltern, Lehrer/innen und Direktor/innen).

• Verfassen und Überarbeiten von Texten (z. B. Informationen, Leitfäden, Vorlagen) in einwandfreiem Deutsch.

Daten, Systeme & Qualität

• Arbeiten in Sommerschul- und Schulverwaltungsprogrammen; Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen.

• Excel-gestützte Datenaufbereitung inkl. Pivot, SVERWEIS/XVERWEIS, etc.; Pflege von Übersichten und Berichten.

• Sicherstellung der Datenqualität (Vollständigkeit, Plausibilität, Duplikatbereinigung, Versionierung).

• Unterstützung bei der Entwicklung kleiner Automatisierungen/Skripte (z. B. einfache SQL-Abfragen) zur Optimierung von Abläufen.

• Mitarbeit in der elektronischen Aktenführung (ELAK) und bei der Dokumentation.

Organisation & Koordination

• Vorbereitung von Unterlagen zur Durchführung der Sommerschule.

• Schulspezifische Einteilungen treffen, Kommunikation mit Stakeholdern

• Bearbeitung von Anfragen und Erhebungen für das BMB (inkl. Excel-Listen, Statistiken).

• Zusammenarbeit mit Fachstab und Pädagogischer Leitung (z. B. Schulformkennzahlen, Auswertungen); vernetztes Denken zur Lösung komplexer Aufgaben.

• Reifeprüfung.

• Ausgezeichnete Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse; sichere, adressatengerechte Ausdrucksweise.

• Sehr gute MS-Office-Skills (Excel, Outlook, Word, PowerPoint); in Excel routiniert mit Pivot, SVERWEIS/XVERWEIS, Power Query.

• Ausgeprägtes technisches Verständnis und Freude am Arbeiten mit Web-Applikationen und Daten.

• Selbstständige, genaue und pünktliche Arbeitsweise; hohe Organisation und Überblick auch bei Spitzenbelastungen.

• Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl in herausfordernden Gesprächen (inkl. Beschwerde­management und Gespräche auf Leitungsebene/Direktor/innen).

• Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft und Eigeninitiative.

• Erste Erfahrung mit ELAK oder anderen Dokumentenmanagement-/Workflowsystemen.

• Erfahrung mit Statistiken/Erhebungen im Bildungsbereich.

• Sensibler Umgang mit personenbezogenen Daten (DSGVO-Bewusstsein).

Der Bund ist bemüht, den Anteil von Frauen zu erhöhen und lädt daher nachdrücklich Frauen zur Bewerbung ein. Nach § 11b bzw. § 11c des Bundes-Gleichbehandlungsgesetzes werden unter den dort angeführten Voraussetzungen Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Bewerber, bei der Aufnahme in den Bundesdienst bzw. bei der Betrauung mit der Funktion bevorzugt.

Der Bewerbung ist ein Motivationsschreiben, ein ausführlicher Lebenslauf, Staatsbürgerschaftsnachweis, sowie sonstige Nachweise betreffend die gewünschten Anforderungen anzuschließen. Die Bewerbung muss spätestens am letzten Tag der Bewerbungsfrist in der Bildungsdirektion für Wien eingelangt sein; spätere Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Personenbezogene Daten, die im Zuge der Bewerbung bekannt gegeben werden, werden durch die Bildungsdirektion für Wien zum Zwecke der Auswahl und des Personalmanagements verarbeitet. In diesem Zusammenhang wird auf die Datenschutzerklärung der Bildungsdirektion für Wien unter www.bildung-wien.gv.at/rechtliches/datenschutzerklaerung verwiesen.

Auswahlverfahren: Allfällige Kosten (Fahrtspesen usw.) im Zusammenhang mit der Bewerbung bzw. dem Auswahlverfahren werden nicht ersetzt.

Bewerbungen unter Anführung des Referenzcodes sind ausschließlich über das Online-Portal der Bildungsdirektion für Wien bewerbungonline.bildung-wien.gv.at bis 01. Oktober 2026 einzubringen.