Österreichische Ärzte- und Apothekerbank AG (129209p) | Ordentliche Hauptversammlung 2024

Österreichische Ärzte- und Apothekerbank Aktiengesellschaft

Einladung

für die am Mittwoch, den 15.05.2024, um 14:00 Uhr, in den Räumlichkeiten des Österreichischen Genossenschaftsverbands, 1010 Wien, Löwelstraße 14, Dachgeschoß stattfindende

ordentliche Hauptversammlung

der Österreichischen Ärzte- und Apothekerbank AG
(mit Sitz in Wien und der FN 129209 p)

Tagesordnung

1. Vorlage des vom Aufsichtsrat festgestellten Jahresabschlusses samt Lagebericht, Anhang und dem Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023
2. Bericht des Vorstands
3. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2023 ausgewiesenen Jahresergebnisses
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2023
5. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023
6. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung
7. Beschlussfassung Wahlen in den Aufsichtsrat
8. Allfälliges

WAHL- UND BESCHLUSSVORSCHLÄGE

Zu Tagesordnungspunkt 3. (Drittens):

Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2023 ausgewiesenen Jahresergebnisses

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

 „Der im Jahresabschluss zum 31.12.2023 ausgewiesene Bilanzgewinn ist wie folgt zu verwenden: 
- Vom Bilanzgewinn in Höhe von EUR 650.000,00 per 31.12.2023 wird auf 285.163 Stück Aktien eine Dividende in Höhe von EUR 648.623,49 geschüttet.
- Der Restbetrag in Höhe von EUR 1.376,51 wird der freien Gewinnrücklage zugewiesen.“ 

Zu Tagesordnungspunkt 4. (Viertens):

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

"Die Hauptversammlung erteilt den Mitgliedern des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2023 die Entlastung."

Zu Tagesordnungspunkt 5. (Fünftens):

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

"Die Hauptversammlung erteilt den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2023 die Entlastung."

Zu Tagesordnungspunkt 6. (Sechstens):

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:

1. Änderung von § 3 Abs 3.1:

   Die Veröffentlichungen der Gesellschaft erfolgen im „Amtsblatt zur Wiener Zeitung“ auf der „Elektronische Verlautbarungs- und Informationsplattform“ des Bundes – EVI oder in einem anderen durch die jeweilige Rechtslage im Zeitpunkt der Veröffentlichung zwingend vorgeschriebenen zugelassenen Bekanntmachungsblatt.

2. Änderung von § 25 Abs 25.2:

   Die Hauptversammlung wird am Sitze der Gesellschaft abgehalten. Die Hauptversammlung kann auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer als einfache virtuelle Hauptversammlung gem. § 2 des Bundesgesetzes über die Durchführung virtueller Gesellschafterversammlungen (VirtGesG) durchgeführt werden. Die Entscheidung zur Durchführung einer einfachen virtuellen Hauptversammlung gem. § 2 VirtGesG obliegt dem Vorstand in Abstimmung mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates. Es muss eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung mittels einer akustischen und optischen Zweiweg Verbindung in Echtzeit bestehen. Dabei muss es jedem Gesellschafter möglich sein, sich zu Wort zu melden, an allen Abstimmungen teilzunehmen und gegebenenfalls Widerspruch zu erheben. In der Einberufung der virtuellen Versammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. Wenn bei einer virtuellen Versammlung Anlass zu Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers besteht, so hat die Gesellschaft seine Identität auf geeignete Weise zu überprüfen. Die Gesellschaft ist für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind.

Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist jeder Aktionär der Österreichischen Ärzte- und Apothekerbank AG berechtigt. Das Stimmrecht ausüben oder Anträge in der Hauptversammlung stellen dürfen nur Aktionäre, die am Beginn des Tages der Hauptversammlung im Aktienbuch eingetragen sind. Weiters haben sich die Aktionäre nicht später als am dritten Werktag vor der Versammlung bei der Gesellschaft anzumelden. Fällt dieser Tag auf einen Samstag oder Sonntag oder einen am Sitz der Gesellschaft staatlich anerkannten allgemeinen Feiertag, so tritt an dessen Stelle der vorhergehende Werktag. Das Stimmrecht ergibt sich aus der Anzahl der Stückaktien; jede Stückaktie gewährt das Recht auf eine Stimme.

Unterlagen zur Hauptversammlung

Sämtliche Unterlagen zur Hauptversammlung im Sinne von § 108 Abs. 3 AktG liegen ab 23.04.2024 am Sitz der Österreichischen Ärzte- und Apothekerbank AG auf. Eine persönliche Übergabe der Unterlagen ist nicht möglich. Für Aktionäre, die über einen Zugriff zum sicheren Datenraum Brainloop verfügen, werden die Unterlagen ebendort bereitgestellt; auf Anforderung kann auch Aktionären, die über keinen Brainloop Zugang verfügen, diese über einen sicheren Versanddatenraum zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere liegen zu folgenden Punkten Unterlagen auf:                  

Abschriften zu sämtlichen Unterlagen im Sinne von § 108 Abs. 3 AktG können von Aktionären ab sofort auch kostenlos unter folgender Adresse angefordert werden:

Österreichische Ärzte- und Apothekerbank AG 
Vorstandssekretariat
Spitalgasse 31, 1090 Wien
E-Mail: sekretariat@apobank.at 

Vertretung durch Bevollmächtigte

Die Ausübung des Stimmrechtes durch Bevollmächtigte ist gemäß §§ 25 u. 26 der Satzung nur mit schriftlicher Vollmacht, welche der Gesellschaft nach Ausübung des Stimmrechts zurückzubehalten ist, zulässig. Es wird darauf hingewiesen, dass sich Aktionäre gemäß Punkt 25.4. der Satzung durch dritte Personen vertreten lassen können.  

Vollmachten sind an die Adresse: Österreichische Ärzte- und Apothekerbank AG, Vorstandssekretariat, Spitalgasse 31, 1090 Wien E-Mail: sekretariat@apobank.at, so rechtzeitig zu übermitteln, dass sie nicht später als am dritten Werktag vor der Versammlung bei der Gesellschaft einlangen oder sind am Tag der Hauptversammlung persönlich bei der Registrierung zur Hauptversammlung zu übergeben. Ein Vollmachtsformular wird auf Verlangen zugesandt.

Information zur Datenverarbeitung

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Zeitpunkt oder Zeitraum auf den sich die Depotbestätigung bezieht, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem AktG, insbesondere die §§ 112, 113, 114, 117 und 120 AktG, zwingend erforderlich. Die personenbezogenen Daten von Aktionären werden im Zuge der Hauptversammlung zu folgenden Zwecken verarbeitet: Organisation der Hauptversammlung, Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung, für die Ausübung von Aktionärsrechten im Rahmen der Hauptversammlung, Feststellung des Abstimmungsverhaltens, Anlegen eines Anmeldeverzeichnisses, Anlegen eines Teilnahmeverzeichnisses, Anlegen eines Vollmachtsverzeichnisses, Erstellen eines Hauptversammlungsprotokolls, Erfüllung von Compliance-Pflichten einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Österreichische Ärzte- und Apothekerbank AG, Spitalgasse 31, 1090Wien. Die Gesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie insbesondere Zählservice, Notar, Rechtsberater, besonderer Stimmrechtsvertreter und IT-Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Gesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht können in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Gesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 Abs. 4 AktG).

Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und so weit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die Gesellschaft oder umgekehrt von der Gesellschaft gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Die Dauer der Verjährung richtet sich insbesondere nach den Bestimmungen des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches.

Aktionäre haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Gesellschaft personenbezogene Daten von ihrer Person verarbeitet. Ist dies der Fall, können Aktionäre Auskunft über die Daten selbst, den Zweck der Datenverarbeitung, die Kategorien der Daten, die Empfänger, die Herkunft und die Speicherdauer der zu ihrer Person von der Gesellschaft verarbeiteten Daten verlangen.

Falls die Gesellschaft Daten zur Person eines Aktionärs verarbeitet, die unrichtig oder unvollständig sind, so kann dieser deren Berichtigung oder Vervollständigung verlangen. Jeder Aktionär kann auch die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen. Dies trifft jedoch nur auf unrichtige, unvollständige oder unrechtmäßig verarbeitete Daten zu. Ist unklar, ob die zur Person eines Aktionärs verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Aktionäre die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen. Auch können Aktionäre ihre Einwilligung jederzeit und ohne Grund widerrufen, um die Weiterverwendung ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage einer Einwilligungserklärung erhoben und verwendet werden, zu verhindern. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf aufgrund der Einwilligung des Aktionärs erfolgt ist. Im Falle eines Widerrufs hat der Aktionär auch das Recht, die Löschung seiner Daten zu verlangen.

Auf Anfrage erhält jeder Aktionär die von der Gesellschaft zu seiner Person verarbeiteten Daten in einem von der Gesellschaft bestimmten, maschinenlesbaren Format. Alternativ können die Aktionäre die Gesellschaft auch mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen vom Aktionär gewählten Dritten beauftragen, sofern dieser Empfänger der Gesellschaft dies aus technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer Aufwand noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder Vertraulichkeitserwägungen von Seite der Gesellschaft oder von dritten Personen entgegenstehen.

Soweit die Gesellschaft Daten eines Aktionärs zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen oder eines Dritten verarbeitet, steht diesem überdies ein Widerspruchsrecht zu.

Bei allen Anliegen wird ersucht, sich an die untenstehend ausgewiesenen Kontaktdaten zu wenden. Um sicherzugehen, dass personenbezogene Daten der Aktionäre nicht in falsche Hände geraten, wird ersucht, bei Übermittlung des Anliegens einen Identitätsnachweis, z.B. eine Ausweiskopie, beizufügen.

Kontakt für datenschutzrechtliche Anliegen:

Österreichische Ärzte- und Apothekerbank AG
z. H. des Datenschutzkoordinators
Spitalgasse 31, 1090 Wien, Österreich
E: datenschutz@apobank.at 

Zudem steht den Aktionären das Recht auf Beschwerdeerhebung bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, (dsb@dsb.gv.at) offen.

Wien, im April 2024                                                                                              

Der Vorstand