Bundesministerium für Wohnen, Kunst, Kultur, Medien und Sport | Teamassistenz im Landeskonservatorat für Tirol des Bundesdenkmalamtes BMWKMS-26-0068

Aufgabengebiet und Tätigkeiten:

• Post/Kanzleidienste/E-Mailverwaltung: Erledigung sämtlicher Post- und Kanzleiangelegenheiten, wie z.B. Posteingang, Postausgang (z.B. Bearbeiten, Protokollieren, Zuteilen von Geschäftsstücken), regelmäßige Besprechungen betr. kanzleitechnischer Abläufe; Erstellung, Kontrolle, Evaluierung, Anpassung von abteilungsinternen Leitwegen/Prozessen.

• Terminplanung bzw. Termin- und Fristenverwaltung: Führung und Verwaltung des Terminkalenders in Outlook, auftragsgemäße Vereinbarung von Terminen bzw. Terminkoordination, Kontakt- und Adressenverwaltung; Verwaltung von Fristakten, An- und Abwesenheitsverwaltung (Krankenstand, Urlaube, Dienstreisen) Dienstreisemanagement (Anmeldeformalitäten, Hotelreservierung, Bestellung von Tickets,...)

• Besprechungsvorbereitung: Vorbereitung und auftragsgemäße Zusammenstellung von Sitzungsunterlagen, Raumorganisation, Terminkoordination

• Schriftverkehr: Diverse Schreibarbeiten, selbständige Konzipierung von einfacher „Standardkorrespondenz“, Serienbriefe, Abfertigung per E-Mail, Aktualisierung der bestehenden Verteiler sowie Erstellung von neuen Verteilern; Erstellung und Gestaltung von Formblättern, Dokumentenverwaltung

• Betreuung der abteilungsinternen Ordnungsysteme: Betreuung des Ablage- bzw. Archivsystems der Abteilung, Dokumentenverwaltung

• Förderungsangelegenheiten: Administrative Unterstützung bei den fachlichen Förderangelegenheiten

• Telefonbetreuung: Übernahme von Telefongesprächen (auch in englischer Sprache), Weiterleitung an die zuständigen Mitarbeiter:innen der Abteilung sowie Auskunftserteilung, Verwaltung (inkl. laufender Ergänzung und Aktualisierung) des abteilungsinternen Telefonverzeichnisses

Voraussetzungen für die Bewerbung sind:

• Voraussetzungen: unbeschränkter Zugang zum österreichischen Arbeitsmarkt (z.B. österreichische Staatsbürgerschaft, EU/EWR-Bürger:in)

• die volle Handlungsfähigkeit

• die persönliche und fachliche Eignung für die Erfüllung der Aufgaben, die mit der vorgesehenen Verwendung verbunden sind

• erfolgreicher Abschluss einer Handelsschule oder kaufmännischen Lehre

Von den Bewerber:innen werden erwartet:

• EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Datenbanken)

• Kommunikations- und Teamfähigkeit

• Zuverlässigkeit, Genauigkeit, absolute Vertraulichkeit und guter Umgangston

• Allgemeinbildung

Bewerbungsunterlagen, Verfahren und Sonstiges

Ihre Bewerbung nehmen Sie bis 3. August 2026 online über die Jobbörse der Republik Österreich (www.jobboerse.gv.at) vor. Bundesinterne Bewerber:innen bitten wir, den internen Teil der Jobbörse der Republik Österreich für ihre Bewerbung zu nutzen. Der Bewerbung sind ein Motivationsschreiben, ein detaillierter, tabellarischer Lebenslauf, ein Nachweis des unbeschränkten Zugangs zum österreichischen Arbeitsmarkt, ein Nachweis über die abgeschlossene Handelsschule (Zeugnis) oder Lehre sowie sonstige für die Bewerbung relevante Nachweise anzuschließen.

Das BMWKMS achtet als Arbeitgeber auf Gleichbehandlung aller qualifizierten Bewerber:innen unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter oder Behinderung. Es lädt explizit Menschen, die Diskriminierungserfahrungen haben und/oder sich selbst in einer gesellschaftlich benachteiligten Position erleben, zur Bewerbung ein.

Auswahlverfahren:

• Auswertung der Bewerbungsunterlagen

• Teilnahme an einem Eignungstest – kurze Demoversionen möglicher Test-Module finden Sie unter: www.jobboerse.gv.at/einstieg-perspektiven/einstieg/methoden-der-personalauswahl/testen-sie-sich/

• persönliches Gespräch

Das BMWKMS ist um eine inklusive Bewerbungsmöglichkeit bemüht. Falls Sie besondere Bedürfnisse in Bezug auf Barrierefreiheit haben, ersuchen wir Sie, diese uns unter bewerbung@bmwkms.gv.at mitzuteilen.

Etwaige Kosten (Fahrtspesen etc.) im Zusammenhang mit der Bewerbung bzw. dem Auswahlverfahren können nicht ersetzt werden.

Der Mindestverdienst beträgt, wenn Sie bereits Beamtin bzw. Beamter sind, unter Anwendung der §§ 28 und 30 Gehaltsgesetz 1956 € 2.427,80 brutto (14-mal jährlich).

Ende der Bewerbungsfrist: 3. August 2026

Bewerbungen können nur dann berücksichtigt werden, wenn sie online über die Jobbörse erfolgen, alle Unterlagen hochgeladen wurden und spätestens am letzten Tag der Bewerbungsfrist eingelangt sind. Alle anders übermittelten Bewerbungen (z.B. per Post, E-Mail) können nicht berücksichtigt werden.

Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte direkt an das Service Center (+43 1 24 242 - 505999) oder per E-Mail helpdesk@jobboerse.gv.at.